Bir hesabı kapatma düğmesine ulaşmak, o hesapla yapılan bütün işleri gözden geçirmekle aynı değildir. İçeride saklanan dosyalar, başka hizmetlere giriş bağlantıları veya ortak kullanılan içerikler bulunabilir. İşlemden önce hazırlanacak kısa bir envanter, kapatma kararını değiştirmeden hangi sonuçların araştırılması gerektiğini görünür kılar.
Temsili görsel: Bilgisayar klavyesi üzerinde yazı yazan eller. Kaynak: Backlit keyboard.jpg; üretici: Colin; lisans: CC BY-SA 4.0. Atıf bildirimi: © User:Colin / Wikimedia Commons.
Önce hangi işlemi düşündüğünüzü adlandırın
Hizmetler hesabı kapatma, geçici devre dışı bırakma veya belirli verileri silme için farklı seçenekler sunabilir. Apple’ın veri ve gizlilik araçları açıklaması, veri kopyası isteme, geçici devre dışı bırakma ve kalıcı hesap silmeyi ayrı işlemler olarak gösterir. Bu örneğin bütün hizmetlerde aynı seçeneklerin bulunduğu anlamına gelmediğini unutmayın.
Kullandığınız hizmetin kendi yardım belgesinde işlemin adını ve kapsamını bulun. Uygulamayı cihazdan kaldırmak, cihazdaki oturumu kapatmak ve hizmetin hesabını silmek ifadelerini birbirinin yerine kullanmayın. Belge hangi sonucu açıklıyorsa onu not edin. Ekrandaki uyarıyla yardım sayfası arasında anlaşılmayan fark varsa işlemden önce açıklama isteyin.
Saklamak istediğiniz içerikleri gruplandırın
Dosyalar, mesajlar, fotoğraflar, notlar veya hizmete özgü kayıtlar ayrı gruplar olabilir. Her grup için gerçekten neye ihtiyacınız olduğunu yazın. Aynı dosyanın farklı sürümleri varsa hangisinin korunacağını da açıklığa kavuşturun. Bütün veriyi tek bir indirme dosyasında toplamak mümkün görünse bile bu kopyanın aradığınız içeriği kullanılabilir biçimde içerdiğini ayrıca kontrol etmek gerekir. Henüz açılmamış dosyayı doğrulanmış yedek saymayın.
Veri kopyası sağlanıyorsa kapsamını ve dosyaların nasıl okunacağını hizmetin güncel açıklamasından öğrenin. Örnek olarak birkaç önemli dosyanın açıldığını, metinlerin okunabildiğini ve gerekli klasörlerin yer aldığını inceleyebilirsiniz. Bu kontrol bütün arşivin eksiksiz olduğunu garanti etmez; hangi bölümlerin denendiğini dürüstçe not etmek yararlıdır.
Ortak içeriğin sahibini ve erişimini araştırın
Bir dosyayı sizin hesabınız oluşturmuş olabilir, fakat başka kişiler de kullanıyor olabilir. Kapatma öncesi bu içerikleri ayrı listeleyin. Kimlerin eriştiği, başka bir kopyanın bulunup bulunmadığı ve hizmetin sahiplik veya aktarım konusunda ne sunduğu araştırılacak sorulardır. Kullanıcıların kendi belgelerinde açıklanmayan bir aktarım biçimini varmış gibi kabul etmeyin.
İş veya eğitim hesabında ayrıca kurumun kuralları geçerli olabilir. Böyle bir hesabın içeriğini kişisel alanınıza taşımadan önce yetkinizi ve ilgili paylaşım koşullarını öğrenin. İçeriğin sahibi veya yetkili sorumlusu, hangi dosyanın hangi hesapta kalacağını açıkça belirlemelidir. Ortak işi etkileyen değişiklikleri ilgili kişilerle birlikte planlayın. Amaç, hesabın kapanmasından etkilenebilecek ortak işleri doğru kişilere görünür kılmaktır.
Başka hizmetlerle bağlantıları belirleyin
Hesap başka bir yere giriş yöntemi olarak kullanılmış mı? Ödeme, abonelik, cihaz veya kurtarma iletişimiyle ilişkisi var mı? Bu başlıkları kendi kullanım geçmişiniz üzerinden araştırın. Her hizmetin bağlantıyı aynı biçimde yönettiğini varsaymayın. Alternatif erişim gerekiyorsa ilgili hizmetin resmî yardımından nasıl kurulacağını öğrenin ve çalıştığını kontrol edin.
Bir bağlantıyı kaldırmakla ücretli hizmetin sona ermesi aynı işlem olmayabilir. Böyle bir ilişki varsa ödeme ve abonelik koşullarını ayrı okuyun. Hesap kapandığında hangi yükümlülüğün kendiliğinden biteceği konusunda genel bir garanti kurulamaz. Belirli hizmetin güncel koşulları doğrulanmadan mali sonuç çıkarılmamalıdır.
Kontrol edileni ve bekleyeni ayrı tutun
Listeye “araştırıldı”, “kopya alındı”, “örnek açıldı” ve “açıklama bekleniyor” gibi açık durumlar eklenebilir. Hepsini tek bir tamamlandı işaretiyle geçmek hangi kontrolün yapıldığını gizler. İşlem sırasında verilen açıklamaları okuyun; sonradan geri dönülebileceğini varsayarak kritik adımları atlamayın. Geri alma olanağı hizmete ve işleme göre ayrıca araştırılmalıdır.
Somut araç ayrımına örnek için Apple’ın kişisel veri yönetimi açıklaması incelenebilir. Kendi hizmetinizde esas alınacak bilgi ise onun güncel belge ve uyarılarıdır. Hazırlanan envanterin işlevi, kapatma öncesi bilinmeyenleri azaltmak ve kalan soruları açık biçimde göstermektir.